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Cómo planificar un evento exitoso


Buscamos un lugar, contratamos catering y quizás nos asesoramos mediante un Event Planner (Planificador de Eventos) o alguna empresa del rubro para planificar y armar lo que creemos será un evento exitoso en la historia de nuestra compañía. Podríamos pensar que con estas necesidades cubiertas nuestro evento no puede fallar. Sin embargo existen algunos puntos extra que deben atenderse en la realización de eventos y muchas veces son solapados por la magnitud de la recepción en si misma. ¿No querés que esto te pase? Te dejamos algunos útiles conejos para aprovechar estas oportunidades y maximizar resultados en los eventos que tu empresa realice.

Sea una fiesta de fin de año, una ronda de negocios, un desayuno de trabajo o simplemente una reunión informal de equipo, todo evento debe ser una oportunidad de hacer crecer nuestro negocio. Es por ello que nuestra primera tarea es definir el objetivo del evento. ¿Qué queremos lograr? ¿Por qué realizamos esta reunión?  Agasajar clientes, abrir nuevos mercados, celebrar nuestros éxitos con nuestros socios y/o empleados, son objetivos distintos que necesitarán una actitud y recursos diferentes para enfrentarlos. 

Si el objetivo es agasajar, nos dispondremos a felicitar a los homenajeados colocándolos como los protagonistas de la fiesta. Podemos también mostrar los logros de nuestra empresa durante el periodo festejado a través de un video, alguna publicación impresa o alguna mención en los discursos que se realicen, pero siempre poniendo en foco en las personas que han ayudado a conseguir dichos logros. En este caso contar con algún número musical o alguna actividad extra puede ayudar a crear un clima de distención que beneficiará al espíritu festivo del encuentro.

Por otro lado, si lo que queremos es realizar un evento con el fin de conseguir nuevos negocios, estos elementos pueden estar presente pero de una forma más sutil, centrándose menos en los logros y más en el futuro: ¿qué tiene nuestra empresa para ofrecerle a estos potenciales clientes? Recordá que crear el clima adecuado es central para cumplir nuestro objetivo y lograr que el mismo fluya de forma espontanea entre los asistentes.

Nuestro segundo punto será difundir el evento, lo cual no es solo enviar invitaciones, sino también generar ciertas expectativas sobre el mismo para que sea tema de conversación (antes y también después del encuentro) entre los asistentes. No solo podemos realizar esta actividad de forma personal, cara a cara, sino que también es beneficioso difundir nuestro evento por Redes Sociales, canales de comunicación interna de nuestra empresa, o cualquier otro medio de comunicación popular entre nuestros invitados.

En relación a esto, es importante comprobar la red wi-fi del lugar que elijamos para realizar el evento. Tener redes de conexión inalámbricas que funcionen correctamente logrará que los invitados se sientan cómodos al saber que “están conectados”, pero también les permitirá “compartir” en Redes Sociales con otras personas la experiencia del evento en sí mismo. De esta forma nuestro evento será replicado en otros ámbitos y llegará a muchas más personas que las invitadas. Crear hashtags (etiquetas) para iniciar conversaciones en twitter sobre el evento es una buena idea, siempre que nuestros asistentes sean heavy users (consumidores constantes) de Redes Sociales.

Otro punto a tener en cuenta si de invitados se trata, es el de realizar un esfuerzo por conocer a todos los participantes del encuentro. Realizar una pequeña investigación antes del día del evento nos asegurará tener temas de conversación y desarrollar actividades que los convoquen, además de crear cierta cercanía con nuestros interlocutores. Está comprobado que las personas reaccionan de manera más favorable a quienes recuerdan su nombre, saludan con una sonrisa y demuestran (re)conocer alguna cualidad o dato personal sobre ellos. El único cuidado a tener es no sobreactuar esta interacción y tratar de ser sutil en la charla evitando apabullar al invitado.

Es importante recordar que el evento no termina en el momento que se va el último invitado. ¡El evento continúa! Ya que todas las relaciones, conversaciones y oportunidades que han surgido durante el mismo deben ser retomadas días después, siempre teniendo en cuenta cuál era nuestro objetivo inicial. Realizar un seguimiento es crucial luego de cualquier evento: enviar un mail de agradecimiento a todos los invitados, contactar a nuestros nuevos y potenciales clientes, o actualizar nuestra lista de contactos utilizando las tarjetas intercambiadas con los asistentes, son acciones que deben realizarse luego de cualquier encuentro para potenciar los resultados positivos del mismo.

 

Para finalizar esta nota, te dejamos algunas situaciones que debemos evitar a la hora de planificar un evento o interactuar en el mismo, ya que pueden tirar por la borda todo el arduo trabajo realizado hasta el momento.

Debemos evitar…

-        Cobrar estacionamiento: Predispone negativamente a los asistentes antes de entrar al evento. Se supone que al ser “invitados” no deberían afrontar ningún gasto extra relacionado con nuestra invitación.

-        Hablar solamente del evento y nuestras bondades como emprendedores: Si bien debemos exaltar nuestras fortalezas, no es positivo que las mismas sean constantemente el centro de atención. Dejá que la conversación y el evento en si mismo fluya, podés inducir algunos temas, pero no lo fuerces demasiado.

-        Improvisar: Serán muchas las ocasiones en las cuales podemos ser creativos e improvisar nuestros movimientos, pero en un evento lo ideal es tener todos los aspectos del mismo bajo control. Hacer chistes o planificar acciones de último momento suelen demostrar desprolijidad cuando en realidad buscamos ser espontáneos.

-        Ser confusos. La claridad en cuanto a horarios, itinerario, e incluso el momento para comer o beber debe ser comunicado a los asistentes para evitar situaciones confusas y lograr la atención de los invitados en todo momento.

 
Fuentes

¿Quienes pueden participar?

Jóvenes que vivan en Argentina y tengan entre 20 y 28 años.

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