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Oficina Productiva

Oficina Productiva - Desafío Joven

Tener constantes interrupciones al trabajar, pasar horas en redes sociales sin darnos cuenta y perder el tiempo organizando papeles del día anterior o pensando qué es exactamente lo que tenemos que hacer en el día de hoy, son algunas fuentes comunes de disminución de productividad en gran parte de nuestras oficinas.

¡Pero a no desesperar! Modificando algunos hábitos y mejorando nuestra organización laboral podemos sacar mejor provecho de nuestras horas laborales y vencer el cansancio, la repetición y la desorganización en la oficina.

¿Querés mejorar tu productividad? Estos son algunos consejos que pueden ayudarte:

 

No empieces el día leyendo los mails
Leé tus mails una hora más tarde de lo habitual, que probablemente sea apenas llegás a la oficina, y utilizá esos 60 minutos para concentrarte y terminar tareas del día anterior u organizar las grandes actividades del día a comenzar.

 

Coloca un Inbox físico en tu escritorio

Un Inbox físico (una caja o bandeja para papeles) es el lugar ideal para poner todo el papeleo que llegue a tus manos, te dejen en el escritorio, o hayas apartado para realizar en otro momento. Antes de atiborrar tu mesa de trabajo de papeles, es mejor ir apilándolos en una caja o bandeja que te permita despejar momentáneamente tu lugar de trabajo.

 Antes de finalizar el día, es conveniente procesar dicha “pila de pendientes” para listar las actividades a realizar, asignarles prioridades y realizarlas en otro momento.

 

Definí en qué momentos vas a conectarte a Internet

Si durante el día disponemos de horarios fijos para conectarnos a Internet y realizar tareas on line como buscar información, leer los mails o actuar en redes sociales, será mucho más difícil que el “estar conectado” sea una distracción.

Podemos planificar los momentos de conexión por tandas (una hora conectado, otra desconectado) para no perder el flujo de información constante ni pasar por alto mails o informaciones que requieren atención inmediata. Recordá que si algo es urgente, probablemente te llamen por teléfono en vez de enviarte un mail.

 
Planifica tus actividades

Los últimos 30 minutos del día son ideales para planificar las actividades del día siguiente. De esta forma al llegar al trabajo ya no tendrás que pensar en la lista de actividades a realizar, sino que ya las tendrás anotadas por adelantado.

Al revisar esa lista en los primeros minutos de tu día laboral, es conveniente también anotar la prioridad de cada una, con colores, una escala numérica o cualquier tipo de signo que nos indique cuales deben resolverse de inmediato y cuales pueden pasar al día siguiente si no se cuenta con tiempo suficiente.

 
Realizá “breaks” obligados

Descansar y tomarse unos minutos en momentos de bloqueo o cansancio ayuda a levantar tu rendimiento, por eso es importante que te obligues a tener momentos de descanso.

Pueden ser descansos pasivos como sentarse a tomar un café o interactuar en redes sociales sentado en el mismo escritorio donde trabajaste, o activos en los que hacemos alguna actividad totalmente distinta a la anterior como salir afuera, caminar y alejarse del escritorio. Los descansos activos son ideales para revitalizar tus energías y volver a trabajar con mayor motivación.

Entre las distintas formas en las que podés organizar tus “recreos”, encontramos a la Técnica Pomodoro. Esta técnica es una conocida forma de administrar el tiempo que “exige” tomarse descansos durante una jornada de trabajo. La misma consiste en realizar breaks de 5 minutos cada bloques de 25 minutos denominados pomodoros, y cada 4 pomodoros hacer una pausa larga de 15 o 20 minutos. Esta técnica puede funcionar para algunas actividades, pero su utilidad dependerá de la tarea a realizar, la concentración que exija y la forma de trabajar de quien la practique.

 
Ordena antes de irte

Una actividad de cierre para los últimos 5 minutos del día es ordenar el escritorio, limpiar, recoger y “resetear” la actividad del día, para que mañana empieces de nuevo frente a un escenario de orden y calma. Tener un escritorio ordenado y limpio te ayudará a ordenar también tus ideas.

 

Ya estás listo para mejorar tu trabajo y aumentar tu productividad con estos tips para emprendedores. Ahora es el momento de “dejar de perder el tiempo”, y aplicar estos consejos. ¡Animate y seguí emprendiendo!

 
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